Kunsthuis Syb

Fair Practice Code

Kunsthuis SYB zal zich inzake de Fair Practice Code, met inachtneming van de Governance Code Cultuur en de Code Culturele Diversiteit, inzetten voor Fair Pay, Fair Share en Fair Chain en dit uitdragen door verantwoording in de jaarverslagen, vermelding op de website en in gesprekken met partners. 

Kunsthuis SYB (i.e. rechtsvorm: stichting Syb) is een culturele ANBI en heeft geen mensen in dienst. 

SYB is lid van De Zaak Nu en bezoekt de ledenvergaderingen. SYB was in 2015, op uitnodiging van De Zaak Nu, initiatiefnemer van Noordenaars, platform voor presentatie-instellingen en kunstinitiatieven in Noord-Nederland, en is sindsdien ook actief lid. 

SYB is in 2000 begonnen als kunstenaarsinitiatief en is zich vanaf het begin bewust geweest van het belang van eerlijke betaling van kunstenaars; zij hebben altijd een honorarium gekregen. 

SYB zet zich in voor goed werkgeverschap voor medewerkers en gastkunstenaars. Naast een eerlijk honorarium betreft dat het bieden van faciliteiten en ontwikkelkansen. Net zo belangrijk is een balans tussen de verschillende niveaus van honorering en gevraagde inspanningen over de breedte van de organisatie om overbelasting te voorkomen. SYB hanteert hiervoor verschillende regelingen en richtlijnen.

Medewerkers
De zzp-honorering volgt de Richtlijn functie- en loongebouw presentatie-instellingen voor beeldende kunst 2024 van De Zaak Nu voor een middelkleine organisatie. Zzp’ers hebben een overeenkomst van opdracht voor de periode waarin de begroting met redelijke zekerheid gedekt is. In de huidige situatie is dat voor twee jaar tot einde 2024. Jaarlijks worden inflatiecorrectie en eventuele andere correcties doorgevoerd, waarbij de aanbevelingen van De Zaak Nu worden gevolgd. De directeur wordt ingeschaald binnen de bandbreedte van het directieniveau; de coördinator binnen die van het beleidsniveau. Vrijwilligers hebben een helder geformuleerd vrijwilligerscontract en ontvangen een vergoeding volgens de regels van de Belastingdienst. 

Het bestuur evalueert eens per jaar met de directeur diens functioneren en de onderlinge samenwerking. Daarnaast zijn werkdruk en efficiëntie standaard aandachtspunten in de reguliere bestuursvergaderingen. De directeur houdt evaluatie- en voortgangsgesprekken met de medewerker(s) en de vrijwilligers, en rapporteert daarover aan het bestuur. Daarbij wordt besproken of de gestelde doelen haalbaar zijn binnen de daarvoor gestelde tijd, of er ontwikkelwensen zijn en hoe SYB daar redelijkerwijs aan kan bijdragen. 

Kunstenaars in residency
Residents hebben de opdracht een (collectief) artistiek onderzoek te verrichten dat meerwaarde creëert voor de omgeving. SYB geeft residents geen opdracht nieuw werk te maken voor een tentoonstelling. De residents worden geacht de uitkomst van hun onderzoek en proces op enige wijze aan het publiek te presenteren aan het einde van hun residency. Het publiek is ook tijdens de werkperiode op bepaalde momenten welkom in SYB om het proces te volgen. Voor hun residency krijgen kunstenaars een vergoeding voor levensonderhoud gebaseerd op de bijdrage die het Mondriaan Fonds hanteert voor binnenlandse residencies. SYB stelt het verblijf en gebruik van het huis en de faciliteiten gratis beschikbaar, voorziet in een (bescheiden) werkbudget voor materiaal en communicatie om het onderzoek te ondersteunen en vergoedt reiskosten. De directeur evalueert de residency-periode met de kunstenaars. 

Kunstenaars in tentoonstellingen en korte evenementen
Kunstenaars die worden uitgenodigd voor tentoonstellingen, zoals de Triënnale van Beetsterzwaag, worden gehonoreerd volgens de Richtlijn Kunstenaarshonorarium (RKH) van BKNL. Voor activiteiten als performances, workshops, lezingen etc. wordt eveneens volgens de RKH een eerlijk honorarium betaald.

Algemeen

• Bij samenwerkingen wordt gelet op eerlijke verdeling van profijt en geleverde bijdrage tussen alle partners.
• Externe samenwerkingspartners worden eerlijk betaald. Professionals die vanwege hun artistiek inhoudelijke expertise worden betrokken voor bijvoorbeeld jury- of commissiewerk, ontvangen vacatiegeld. 
• Het bestuur ontvangt tot nu toe geen vergoeding anders dan voor onkosten. Met het oog op Fair Chain en toegankelijkheid bespreken we of ook bestuursleden een vrijwilligersvergoeding of vacatiegeld zouden moeten ontvangen. 
• Van kunstenaars en partners wordt verwacht dat zij zich op hun beurt aan de Fair Practice Code houden wanneer zij derden betrekken.
• SYB gaat op zorgvuldige wijze om met representatie en vermelding.
• Er is een ongevallenverzekering afgesloten voor iedereen die voor SYB aan het werk is.

Met behulp van een zelfscan in 2024 en door vervolgens eens per jaar de kernwaarden van de Fair Practice Code opnieuw te bespreken, wordt die steeds meer verankerd in concreet beleid en wordt gemonitord of en hoe die wordt toegepast in de praktijk.

 

Governance Code Cultuur

Kunsthuis SYB leeft de Governance Code Cultuur 2019 (GCC) na volgens het bestuur-directie-model en implementeert die zoals passend is voor een kleine organisatie. De toepassing van de principes en aanbevelingen uit de GCC wordt toegelicht en verantwoord in het jaarverslag en op de website.

Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden en functioneert onbezoldigd. Het werft leden aan de hand van profielschetsen en een lijst van benodigde competenties. Vacatures voor bestuur en directeur worden openbaar gemaakt, en er wordt ook gezocht buiten het eigen netwerk. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige samenstelling en naar diversiteit op het gebied van deskundigheid, kennis en ervaring. De aandacht gaat onder meer uit naar kennis van het culturele veld, de zakelijke aspecten van de organisatie en ondernemerschap. Voor een specialistische instelling als Kunsthuis SYB is het daarbij van belang dat alle bestuursleden kennis hebben van dit specifieke veld binnen de beeldende kunst. Al enige tijd wordt gezocht naar een bestuurslid met expertise op het gebied van financiën, voor de functie van penningmeester. Gesprekken met mogelijke kandidaten zijn gepland. De bestuursleden worden aangesteld voor een termijn van vier jaar en zijn eenmaal herbenoembaar. De twee termijnen van de huidige voorzitter zijn verstreken en zij zal dan ook in 2024 afscheid nemen. Er wordt gezocht naar passende vervanging. 

In de schrale culturele infrastructuur van Friesland zijn mensen met regio-overstijgende kwaliteit schaars, met als resultaat dat zulke mensen vaak bij meerdere instellingen betrokken zijn. Dit is nuttig en nodig en levert het voordeel op van waardevolle netwerken en gedeelde kennis, maar geeft, zeker in een regio waar samenwerken een must is, ook risico op ongewenste belangenverstrengeling of tegenstrijdig belang. Om dit te voorkomen volgt SYB de richtlijnen van de Code door duidelijke afspraken te maken, transparant te zijn en te zorgen dat er geen direct persoonlijke, artistieke of zakelijke belangen spelen. Nevenfuncties worden vermeld in de jaarverslagen en op de website en nieuwe nevenfuncties worden uiterlijk in de eerstvolgende bestuursvergadering besproken en getoetst. Bestuurders worden niet als freelancer betrokken en er is geen sprake van familiaire relaties tussen medewerkers en bestuurders, of bestuurders onderling.

Het bestuur vergadert in principe zes keer per jaar met een statutair minimum van vier. Vergaderingen volgen een vaste agenda en er worden notulen gemaakt; belangrijke besluiten worden onderbouwd. De directeur is aanwezig bij de bestuursvergaderingen; andere medewerkers kunnen aanschuiven als daar aanleiding toe is. Daarnaast hebben het bestuur en de directeur regelmatig overleg. Financiële, beleids- en jaarstukken worden besproken, getoetst en vastgesteld volgens een jaaragenda.

Welke taken het bestuur delegeert aan de directeur en hoe de taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld, staat beschreven in een organisatiereglement. Het bestuur is begonnen dit uit te werken tot een directiereglement, dat o.a. beschrijft welke taken en verantwoordelijkheden het bestuur mandateert aan de directeur, en een bestuursreglement waarin het bestuur onder meer taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeelt en besluitvorming vastlegt. 

Eind 2023 is een financieel protocol opgesteld en een nieuw boekhoudkantoor betrokken, dat huist in Leeuwarden en veel ervaring heeft met culturele instellingen. Per 2024 wordt de financiële administratie geautomatiseerd met een vast systeem van controle en accordering, en wordt per kwartaal inzicht gegeven. Wanneer financiers een accountantsverklaring eisen, wordt een externe accountant benoemd.  

Bij Kunsthuis SYB wordt zorgvuldig gewerkt. Het bestuur schept de randvoorwaarden voor een goede en veilige werkomgeving en ziet erop toe dat SYB te allen tijde een veilige plek is voor alle betrokkenen: medewerkers, vrijwilligers, residents, exposerende kunstenaars, partners en bezoekers.

Vertrouwenspersoon
Een bestuurslid is benoemd tot vertrouwenspersoon. In 2024 is de vertrouwenspersoon Petra Heck (petra.heck@ndsm.nl).

Een extern vertrouwenspersoon kan betrokken worden bij het Landelijk Buro Integriteit en Vertrouwenspersoon (LBIV) middels het lidmaatschap van de Zaak Nu, of via een melding bij Mores.online. In de overeenkomsten en vrijwilligerscontracten worden deze opties genoemd. SYB tolereert geen enkele vorm van intimidatie, uitsluiting en kwetsend of gewelddadig gedrag. SYB onderschrijft Fair Care van De Zaak Nu en heeft een gedragscode en protocol opgesteld, dat wordt verwerkt in een handboek en verkort wordt opgenomen in de contracten van medewerkers, kunstenaars en vrijwilligers.

Hoewel in de kleine organisatie van SYB de lijnen kort en helder zijn, is het goed om te kijken of het beleid nog past bij de huidige situatie en of er lacunes zijn. Door afspraken vast te leggen, worden ze duurzaam en duidelijk voor iedereen en is naleving en overdracht makkelijker. Het bestuur neemt in 2024 de governance opnieuw onder de loep aan de hand van de toolkit van Cultuur+Ondernemen. Een belangrijke implementatie daarna is alle reglementen en protocollen elk jaar te agenderen en actualiseren. Een aandachtspunt hierbij is dat het zorgvuldig formuleren en monitoren van alle afspraken tijd kost, waarmee de belasting van bestuur en directie toeneemt. Het is zaak hier een goede balans te vinden, zodat dit niet (te veel) ten koste gaat van andere taken.

 

Code Diversiteit en Inclusie

De organisatie van SYB onderschrijft het belang van diversiteit in de organisatie en het programma en is inclusief voor alle mensen, ongeacht hun culturele, etnische, sociale of economische achtergrond, leeftijd, sekse, gender, seksuele geaardheid, opleidingsniveau, neurotype of lichamelijk vermogen.

Als kunstruimte en residency in Friesland is het ons streven de diversiteit in de Nederlandse kunstwereld én die in de regio te weerspiegelen en verwelkomen. Deze heeft hier in de provincie een andere betekenis dan in de Randstad en richt zich meer op sociaal-economische achtergrond, opleidingsniveau en taalachtergrond (vooral: Fries als moedertaal).

De medewerkers, vrijwilligers en kunstenaars van SYB zijn divers in leeftijd, sekse, gender, seksuele identiteit, sociaal-culturele en taalachtergrond (Nederlands, Fries, Albanees/Italiaans), maar hebben vrijwel allemaal een hoog opleidingsniveau, terwijl dat in Friesland gemiddeld MBO is. Het betrekken van MBO’ers, zowel in de organisatie, als maker en als publiek, is een uitdaging die SYB in de komende jaren graag actief aangaat. 

Het lokale publiek is divers in o.a. leeftijd, (taal)achtergrond, gender, geaardheid en opleidingsniveau. SYB heeft een groeiend publiek van amateurkunstenaars uit de omgeving. Onder het professionele publiek, zowel regionaal als nationaal, zien we steeds meer diversiteit. Dit is mede inherent aan het programma, dat relevante onderwerpen op gebied van verscheidenheid adresseert. Ook de studenten van Academie Minerva in Groningen, die jaarlijks een 24-uurs-residency komen doen, zijn steeds meer divers, vooral op gebied van gender en achtergrond.  

SYB werkt regionaal en nationaal regelmatig samen met een variëteit aan professionele partners uit het kunstenveld. In Friesland zelf is samenwerking noodzakelijk om een brede culturele infrastructuur te bevorderen. SYB verbindt zich vooral met Arcadia, het Fries Museum en VHDG, én met lokale partners zoals de Tropische Kas, basisscholen, zorginstellingen en bioboer Gjalt. Vanaf 2024 initieert SYB een strategie om nieuwe Friezen in de asielzoekerscentra in Drachten en Burgum te bereiken.

Heldere taal bereikt een brede doelgroep, daarom is toegankelijk taalgebruik in alle publieksteksten belangrijk. Maar ‘easy reading is hard writing’ en kost tijd en kunde.

De basistaal in SYB is Nederlands. Vrijwel alle pers- en inhoudelijke teksten worden vertaald in het Engels en het Fries, wat zeer wordt gewaardeerd, ook door de Friese pers. 

De meeste activiteiten van SYB zijn gratis. De publieksruimte op de begane grond is goed toegankelijk voor rolstoelgebruikers. Het toilet en de woonvertrekken zijn echter op de eerste en tweede verdieping. Het huis is een monument, wat rigoureuze aanpassingen helaas moeilijk maakt.

SYB onderzoekt de komende jaren op welke manieren zowel het huis als het programma toegankelijker gemaakt kunnen worden. We denken bijvoorbeeld aan een buurthuisfunctie voor de dorpsjeugd, en ook iets als het aanbieden van een gebarentolk bij activiteiten kan verschil maken.